Políticas de Contactabilidad: Cómo cuidar la frecuencia de envío de correos
Una duda común que tienen las diferentes áreas de las empresas que utilizan el Email Marketing como medio de comunicación, es ¿cada cuánto tiempo debo enviar mis emails?. En respuesta a ello, la determinación de la frecuencia de envío de correos es una decisión estratégica que no debe ser dejada al azar.
Frente a la pregunta: ¿Cuál es la razón más común por la que se desuscribe de una lista de correos?, la investigación realizada por GetApp Lab arrojó que un 46,4% se da de baja debido a que reciben demasiados correos electrónicos.
Considerando que casi la mitad de los usuarios cancelan su suscripción debido a una alta frecuencia de envío de correos, resulta imprescindible para las empresas que manejan grandes bases de datos, acordar ciertas políticas de contactabilidad para no aburrir al destinatario.
Qué son las Políticas de Contactabilidad
- La contactabilidad en Email Marketing se refiere a la cantidad de contactos a los que efectivamente se les envía una campaña de correo, por sobre la lista total seleccionada.
- Cuando se manejan grandes volúmenes de base de datos, se corre el riesgo de que a un mismo contacto le lleguen múltiples campañas. Ya sea al día, a la semana o al mes.
- Las Políticas de Contactabilidad definen cuántas campañas de correo le pueden llegar a un contacto en un determinado rango tiempo. De acuerdo a la categoría a la que corresponda el envío.
Cómo aplicar las Políticas de Contactabilidad a las campañas de correo
Para saber qué Políticas de Contabilidad aplicar, primero debes saber cuáles son los puntos críticos de tu negocio. Si una empresa utiliza la herramienta de Email Marketing para múltiples fines comunicacionales, es muy probable que los contactos se repitan en distintas listas.
En ese caso, cada campaña debe ser categorizada según el área o tema correspondiente.
Por ejemplo, si se trata de un envío promocional, puede ser categorizada como “Promocional”; si es un estado de cuenta, puede ser categorizada como “Boletas”; si es de noticias, puede ser categorizada como “Newsletter”.
Una vez categorizados los distintos tipos de campañas, el área estratégica de la empresa debe definir cuál es la máxima cantidad de correos que puede recibir un mismo contacto. Esto dependiendo de cada categoría, en un determinado rango de tiempo.
De los correos categorizados como “Promocional” se puede definir que un mismo contacto reciba un máximo de 1 campaña al día de este tipo. Para la categoría “Newsletter”, que reciba un máximo de 1 campañas a la semana. Por último, para la categoría “Boletas”, lo más lógico sería que el contacto pudiera recibir máximo 1 campaña al mes.
Métricas asociadas a la contactabilidad y frecuencia de envío
La célebre frase de Peter Drucker: “Lo que no se mide, no se puede mejorar”, pone de manifiesto la importancia de la medición. Email Marketing no es la excepción.
Como hemos mencionado en post anteriores, el Email Marketing no se trata de una ciencia exacta. La medición es parte importante del éxito de una campaña. Se trata de un proceso que depende de una mejora continua.
En cuanto a las Políticas de Contactabilidad, podemos destacar 2 métricas que ayudan a medir la efectividad de la frecuencia de envío determinada:
- Contactabilidad: se refiere a la cantidad de contactos a los que fue efectivamente despachada la campaña (tocados), sobre la cantidad de contactos totales de la lista seleccionada.
- Penetración: es un indicador que mide la efectividad de una campaña enviada a los contactos definidos por una política de contactabilidad. Se mide según el número de aperturas que alcanzó el despacho.
En caso de que los números estén por debajo de la expectativa, se debe hacer un análisis para buscar la razón. Una alta frecuencia de envío de correos puede influir en los siguientes aspectos:
- Una baja tasa de apertura del destinatario.
- Quejas debido a una alta frecuencia de correos recibidos.
- Desuscripciones.
- Reportes de Spam.
5 Tips para mejorar la frecuencia de envío a la base de datos
Un vez definida la Política de Contactabilidad, se debe procurar que la tasa de penetración sea lo suficientemente efectiva para lograr la entrega del mensaje. Para ello, se deben considerar los siguientes factores:
- Actualización de la base de datos: Utiliza formularios de actualización de datos. Con ellos puedes completar la base con los campos que necesites para lograr la segmentación.
- Segmentación: Las campañas deben llegar al destinatario correcto. Para ello se debe segmentar la base antes de hacer el envío para evitar errores.
- Definición del mejor día y hora para los envíos: Ninguna base de datos es igual a otra. Realiza pruebas para definir qué días y en qué horario obtienes mayores tasas de apertura, según los reportes de campañas.
- Frecuencia estable de envíos: Mantén una frecuencia de despacho de correos estable y constante a lo largo del tiempo. Así te mantendrás alejado de los filtros antispam.
- Cultivar el interés: Aunque tu tasa de apertura cumpla con creces tu expectativa, pregúntate constantemente si tu contenido seguiría siendo de valor para tus suscriptores si aumentas la cantidad de envíos.
La importancia de ser transparente con los suscriptores
La gestión de la contactabilidad es una parte fundamental del plan de Email Marketing. Se deben definir Políticas de Contactabilidad, que regulen la frecuencia con que les llegarán tus correos a tus contactos, para evitar ser marcado como spam.
Sé transparente acerca de la frecuencia de los envíos al capturar nuevos suscriptores. Ten mucho cuidado con olvidarte de comunicar cuál será tu frecuencia de envío de emails en tu formulario de suscripción. Y peor aún, no cumplir con esa promesa después.
Nunca supongas que tus suscriptores quieren saber de tu organización o empresa con más frecuencia. Jamás lo hagas sin haber hecho antes un análisis.
Recuerda: no hay regla sobre el número de emails a mandar al mes. Sin embargo, en nuestra experiencia como plataforma de Email Marketing, te podemos dar una pista. Aquellas listas de difusión que envían más de 1 correo a la semana, disminuyen rápidamente sus tasas de apertura. A excepción de las listas que estén muy bien segmentadas.
Fidelizador, al ser una plataforma de Email Marketing profesional, permite implementar Políticas de Contactabilidad. Lo hace con un módulo que define el máximo de veces que puedes contactar a tus segmentos de contactos. Esto te permite llevar un control de las categorías de envíos de campañas despachadas.
En conclusión, ¿cuál es la mejor forma para dar con la frecuencia ideal? Es entendiendo al Email Marketing como una herramienta de relacionamiento en el largo plazo. Y no como una táctica para hacer campañas puntuales.