Desmitificando la automatización: usa email y WhatsApp para eventos sin perder el toque humano
Organizar un evento sin automatización es como armar una fiesta sin invitaciones: caos asegurado. Pero aquí está el dilema: ¿cómo automatizar sin que tus mensajes suenen robóticos?
Si usas bien email marketing y WhatsApp, puedes crear una comunicación fluida, personalizada y efectiva, sin perder la naturalidad.Te traemos todo los puntos claves para que puedas lograrlo.
Email vs. WhatsApp: ¿cuál es mejor para automatizar eventos?
No se trata de elegir entre uno u otro, sino de saber cuándo usar cada canal. Ambos tienen ventajas y cumplen roles distintos en una estrategia de comunicación para eventos.
Email marketing: para información estructurada y detallada
- Ideal para enviar invitaciones formales y contenido completo sobre el evento.
- Permite programar secuencias de recordatorios sin ser invasivo.
- Puedes segmentar a los asistentes según interés, cargo o historial de interacciones.
Ejemplo: un webinar sobre marketing automatizado puede incluir una serie de emails con detalles, agenda y speakers, sin saturar a la audiencia.
WhatsApp: para mensajes rápidos y directos
- Ideal para urgencias, recordatorios de última hora y confirmar asistencia.
- Tasa de apertura superior al 90%, lo que lo hace perfecto para alertas inmediatas.
- Permite una interacción rápida con los asistentes.
Ejemplo: el día del evento, puedes enviar un mensaje automático con la ubicación exacta y un enlace para acceder en un solo clic.
Conclusión: usa el email para preparar el terreno y WhatsApp para mantener el engagement en tiempo real.
¿Cómo se complementan estos dos canales?
La clave está en diseñar una estrategia omnicanal donde email y WhatsApp trabajen juntos en distintos momentos del journey del asistente.
¿Cómo puedes hacer un flujo automatizado?
Email de invitación → Con link de registro y beneficios de asistir.
WhatsApp de refuerzo → Mensaje amigable con CTA para confirmar.
Email con agenda y detalles clave → Envío programado unos días antes.
WhatsApp el día del evento → Recordatorio con ubicación y horario.
Email post-evento → Encuesta de satisfacción y contenido extra.
¿El truco? Configurar los envíos según el comportamiento del usuario. Si alguien abre el email pero no se registra, un recordatorio por WhatsApp puede marcar la diferencia.
Personalización: el arma secreta de los mensajes automatizados
El gran error de la automatización es enviar mensajes genéricos. La personalización no solo mejora la tasa de respuesta, sino que evita que tu comunicación parezca hecha por un robot.
Cómo personalizar emails para eventos
- Asuntos dinámicos: usa el nombre del destinatario para captar atención. Ejemplo: “Ana, tu pase VIP para el evento está listo”.
- Segmentación avanzada: no todos los asistentes tienen los mismos intereses. Agrupa por industria, cargo o nivel de interacción.
- Contenido relevante: si el evento tiene múltiples tracks, destaca lo más relevante para cada segmento.
Cómo personalizar mensajes de WhatsApp
- Uso de variables: nombre, horario personalizado y detalles específicos en cada mensaje.
¿Cómo hacer que los mensajes automatizados no suenen robóticos?
Automatizar no significa perder el toque humano. Te compartimos algunos trucos para que tus mensajes sean efectivos sin parecer escritos por una máquina.
- Usa un tono conversacional
No escribas como un bot. En lugar de:
«Su inscripción ha sido confirmada. Recibirá más detalles en breve.»
Usa: «¡Listo, [Nombre]! Nos vemos en el evento. Te enviamos los detalles pronto 😉.»
- Agrega variaciones en los mensajes
Si siempre dices lo mismo, parecerás un call center. Alterna formas de comunicarte para que el usuario no reciba textos idénticos en cada interacción.
- Usa storytelling en tus emails y mensajes
Los mensajes genéricos no generan conexión. Dale un giro creativo usando storytelling para despertar interés.
- Ejemplo en email: En lugar de enviar un simple recordatorio, cuenta una mini historia:
«Hace un año, un grupo de marketers se reunió para descubrir los secretos del email automation. Hoy, tú tienes la oportunidad de hacer lo mismo. ¿Te unes?»
- Ejemplo en WhatsApp:
«¡Falta poco para el evento! ¿Ya elegiste tu outfit de networking? 😏 Aquí te dejamos la agenda para que organices tu día.»
- Incluye respuestas dinámicas
Con automatización inteligente, puedes programar respuestas según el comportamiento del usuario. Ejemplo:
- Si responde “Sí” → Confirmación con enlace a más detalles.
- Si responde “Tengo dudas” → Envío automático de FAQ o contacto con un asesor.
Dato clave: un 75% de los usuarios prefiere recibir mensajes que imiten una conversación natural, en vez de respuestas rígidas y automatizadas.
Crea secuencias de mensajes con lógica humana
No envíes correos y mensajes como si fueran spam. Diseña flujos que reaccionen a las acciones del usuario:
- Si alguien abrió tu email pero no se registró → Envíale un WhatsApp con un recordatorio amigable.
- Si alguien confirmó asistencia → Configura un mensaje personalizado con datos adicionales del evento.
- Si alguien no abrió tu correo → Prueba un asunto diferente y un enfoque más directo.
Automatiza sin perder la esencia de tu marca
La automatización bien hecha no significa perder el toque humano. Usa email marketing para contenido detallado y WhatsApp para mantener la comunicación rápida y efectiva.
Si logras que ambos canales trabajen juntos, harás que tus eventos no solo sean más organizados, sino también más efectivos y cercanos para tu audiencia.
Ahora cuéntanos, ¿cómo estás usando la automatización en tus eventos?
¿Quieres saber más acerca del Email Marketing? Haz clic aquí.