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Promover tus webinars

Cómo promover tus webinars o eventos online con Email Marketing

El Email Marketing es un canal muy poderoso para aumentar la audiencia de tus eventos online. Puedes hacer que tus suscriptores se interesen en la actividad y que, además, compartan la información con otros. Pero igualmente, es una excelente vía para mantener alertas e interesados a los inscritos, entregándoles datos o breves contenidos de valor.

Ahora bien, todas esas ventajas logran activarse con un buen plan destinado a promover tus webinars. Es lo básico para aumentar el alcance, captar asistencia cualificada e incrementar el posicionamiento de tu marca. Entonces, hagamos un recorrido por algunas acciones que te ayuden a ejecutar esta tarea.

1. Organiza tus tiempos y frecuencias de promoción

En toda etapa que busque divulgar eventos, el manejo de los plazos es elemental. Puede gatillar el éxito, pero también generar un efecto contrario. Lo mismo con la frecuencia que se emplee para promocionar. ¿Cuál camino seguir? Si bien no existe una norma estándar, comenzar un par de semanas antes, te entregará más libertad para generar expectativas, entusiasmar a los usuarios y hacer que tu seminario gane visibilidad.

¿Y la frecuencia? Ese es otro factor determinante en el buen rendimiento. Es necesario planificar el flujo de correos para buscar un equilibrio e impedir que los suscriptores se sientan invadidos por ellos. Así, el número de mensajes que despaches en una unidad de tiempo determinada, debería obedecer a factores como la cercanía, duración y tipo de evento. ¿Un ejemplo? Si se trata de una actividad PM, el día en cuestión puedes activar un email en la mañana y, a modo de recordatorio, otro, 30 minutos antes del inicio.

2. Prepara los tipos de campañas

Luego de establecer los diferentes objetivos, es momento de diseñar los emails con los que vas a promover tus webinars en cada etapa. Por ejemplo, un primer correo electrónico para anunciar e invitar a inscribirse en la jornada online. Y también, otro destinado a fomentar el compromiso de los futuros asistentes.

Por cierto, cada tipo de correo debe tener una línea de asunto distinta y representativa del contexto. Tiene que ser lo suficientemente convincente para no perjudicar las tasas de apertura y, de preferencia, personalizada, para ser más directos, cercanos y asertivos al iniciar la comunicación con los suscriptores.

3. Incorpora elementos que incentiven la asistencia

El principal objetivo al promocionar, es hacer que los usuarios se registren y asistan a la actividad. Pero la eficiencia en ese camino, implica entregar elementos o contenidos de valor que logren enganchar a los destinatarios. Una idea es dar a conocer, brevemente, quiénes serán los expositores e incluir un desglose acotado de los temas que tratará cada uno.

Y, por supuesto, la claridad en la información es fundamental. El día, horario y enlace donde deben inscribirse, tienen que estar visibles para que el contacto no pierda tiempo buscándolos. Además, es indispensable centrar el contenido en los beneficios que obtendrá al asistir y no en un argumento de ventas que alimente el ego corporativo.

4. Crea mecanismo de participación directa

¿Qué tal si invitas a tus suscriptores a que envíen preguntas para quienes expongan? Esa es una buena forma de motivar, al hacer que se sientan parte desde el inicio. Aún más, podrías diseñar un concurso y difundir los premios que obtendrán quienes se mantengan hasta el final del evento. La idea es que el camino previo a este no sea una imposición, sino que un poderoso incentivo para presenciar el seminario.

Otro motivo para planificar con tiempo. Así tendrás mayor espacio para añadir valor y entusiasmar a tus interlocutores. Por lo demás, considera que la buena experiencia web permitirá sumar éxito a tus futuras jornadas virtuales y hacer que el aumento del alcance sea más rápido y natural.

5. Involucra a los exponentes, patrocinadores y auspiciadores

Los envíos de Email Marketing para promover tus webinars deben contemplar distintos destinos. Pensar exclusivamente en los espectadores, es limitar la difusión e influencia del proceso. Por eso, no puedes olvidar a quienes expongan, patrocinen y auspicien. Ellos también son importantes fuentes de difusión.

Entonces, puedes instarlos a que inviten a su red de contactos y, si así lo prefieren, guiarlos para que esa comunicación sea más efectiva. Por ejemplo, un gancho atractivo sería que alguno de los ponentes anuncie el sorteo de su libro entre quienes se inscriban y participen con el hashtag de la conferencia, mientras esta se realiza.

Email Marketing post webinar

Tus campañas por correo electrónico también pueden ayudarte a extender el tiempo de vigencia de los eventos online y a fidelizar. Lo primero, agradece la asistencia y participación. Luego, incluye un resumen; inclusive, podrías preparar una infografía para hacerlo más didáctico y atractivo. Será de mucho valor para quienes no pudieron asistir, dejaron de ver algún segmento de la actividad o estuvieron presentes, pero desean tener a mano las ideas y puntos clave de la jornada.

Es más, dependiendo de la complejidad o extensión del tema central, configurar un workflow automatizado será perfecto si necesitas hacer un envío serial y diferenciado. Por ejemplo, para los asistentes podrías iniciar con el agradecimiento y un voucher o código de ingreso a un servicio gratis, seguir con el resumen y el link del sitio donde se aloja la presentación, y terminar con un correo de invitación a tus próximos encuentros online.

El Email Marketing entrega muchas oportunidades para promover tus webinars y extender la relación con los suscriptores tras su finalización, más aún, si lo complementas con una estrategia omnicanal. Planifica, segmenta y sé creativo, es la mejor fórmula para comunicarte con mayor eficiencia.

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