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beneficios de digitalizar documentos

¿Cuáles son los beneficios de digitalizar documentos?

Boletas, facturas, certificados y un amplio stock de papelería, es lo que la digitalización ha permitido eliminar desde cajones, estantes y carpetas. Pero ese proceso online es mucho más que una reducción de espacios físicos, es un acto que aporta eficiencia a distintos operativos externos e internos de cada empresa y representa importantes ventajas en Marketing Digital.

¿Cómo gestionar tales archivos cuando necesites enviarlos por email? Para eso tienes a Fidelizador Docs, desde donde podrás configurar contraseñas fijas o dinámicas, que te ayudarán a proteger la información privada y a entregar mayor confianza a los destinatarios. Pero ahora enfoquémonos en los beneficios de digitalizar documentos.

¡Toma nota!

1. Ofrece una recepción instantánea

En efecto, la rapidez de un envío por correo convencional, no es comparable con la velocidad de un mensaje vía email o de un informe compartido en algún servicio de alojamiento web. Y ese es un tremendo plus cuando la continuidad o ejecución de un proceso requiere inmediatez. O sea, al digitalizar no será necesario esperar durante días por un archivo o depender de un tercer intermediario para despacharlo.

Se trata, entonces, de una característica que agiliza los plazos para ejecutar tareas, ofreciendo una solución efectiva frente a las demoras en los tiempos de respuesta y a la disponibilidad de la información. Y, por otra parte, aumenta las posibilidades para adoptar decisiones oportunas que repercutan positivamente a la hora de enfrentar las distintas exigencias o desafíos dentro de la empresa.

2. Disminuye los riesgos de pérdida

Las boletas, cartas o documentos que llegan a nuestras casas pueden tener muchos accidentes, sobre todo, si no terminan en el buzón que las protege. Mojadas, embarradas o en el peor de los casos, hechas papel maché por obra y creatividad de algún amiguito canino. Lo mismo vale para las correspondencias de tus clientes. ¿Has pensado en cuántas veces no recibieron lo que enviaste, debido a daños o extravíos?

Son riesgos que podrían evitarse, perfectamente, al digitalizar la comunicación. Entendiendo que, por supuesto, en el escenario virtual también hay amenazas como la carpeta de spam. Pero la diferencia, es que ahí existen herramientas para controlar las condiciones adversas con mayor facilidad y probabilidades de éxito.

3. Incrementa la productividad interna

Uno de los beneficios de digitalizar documentos, es la posibilidad de sumar eficiencia a la gestión de tareas que se efectúan internamente. Y ello no solo se debe al ahorro de tiempo que implica el trabajar con materiales accesibles mediante un clic, sino que también a la capacidad para realizar un seguimiento de los procesos que se concreten en torno a esos archivos.

Por otra parte, se abre una vía para llevar a cabo colaboraciones entre distintos empleados, a partir de un mismo documento que, por ejemplo, se aloje en una plataforma como Google Drive. Y ello, sin importar el lugar donde se encuentre cada uno; lo cual, a corto o mediano plazo, se expresará en un repunte de la productividad.

4. Facilita la búsqueda de información

Al establecer una ubicación centralizada para almacenar archivos electrónicos, se reduce la necesidad de asignar sectores físicos dentro de la oficina, así como el riesgo de terminar con una cantidad de papeleo inmanejable. Y, por supuesto, esto también permite limitar los accesos; especialmente, para el caso de información confidencial o exclusiva de un área, que requiera un uso más protegido y acotado.

Asimismo, este mayor control facilita la búsqueda y consulta de contenidos, lo que favorecerá a tus estrategias de Marketing Digital, en sus distintas etapas. Pero como los beneficios de digitalizar documentos también son aplicables para tus consumidores; si adoptas esa opción, les vas a entregar la posibilidad de consultar tus envíos cuántas veces quieran y mediante un simple clic. Algo que terminarán valorando.

5. Reduce costos

Convengamos que digitalizar no implica un adiós definitivo al papel. Ambos pueden coexistir y complementarse sin problemas. La clave está en cómo optimizados los recursos y extraemos el potencial de esos documentos electrónicos. Por lo mismo, ¿eres consciente de todo lo que podrías ahorrar con la digitalización? O mejor, ¿haz averiguado los costos que podrías reducir controlando el uso y cantidad de tus papeles?

Enumeremos: almacenamiento, envíos, logística, tiempo para ordenar u organizar, etcétera. Entonces, es fundamental detenerse y decidir qué debieras convertir en formato electrónico, para que no tengas gastos, sino inversiones. Un plan correctamente ejecutado traerá ventajas para todos los participantes.

La automatización como elemento de valor

Los beneficios de digitalizar documentos se maximizan cuando incorporamos a la automatización en el proceso. Un ejemplo es Fidelizador Docs que, como recordamos al comienzo, te permitirá gestionar los adjuntos de tus campañas de Email Transaccional, de manera automática, personalizada y segura.

Teniendo este canal tecnológico, insistir en no transitar hacia la digitalización, es cerrar una ventana de oportunidades para lograr que tanto el trabajo interno como externo de una empresa, gane en eficiencia, inversión de recursos y vínculo con sus interlocutores.

Además, pensemos en el actual contexto. Por razones sanitarias, es mucho más confiable e higiénico recibir un archivo en el correo, que su versión en papel. Entonces, si aún no lo haces, es el momento perfecto para transitar por la vía virtual. Y si ya eres parte de los procesos online, chequea tus rendimientos e investiga qué debieras mejorar. De ese modo creces y sumas liderazgo.

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