Comunicación colaborativa: qué es, cuáles son sus ventajas y cómo implementarla en tu empresa
¿Sabes qué tienen en común países como Costa Rica, México, España y Portugal? Que tal como otra decena de territorios han creado visas para nómadas digitales o tienen programas dirigidos a ellos. Esto quiere decir que, por ejemplo, alguien puede prestar sus servicios profesionales desde la paradisiaca isla portuguesa Porto Santo a una empresa ubicada en un país latinoamericano.
¿Y eso qué tiene que ver con la comunicación colaborativa? ¡Bastante!
Esa clase de nomadismo es una muestra de que los estilos y entornos de trabajo han evolucionado drásticamente. La transformación digital ha dado paso a nuevos modelos laborales que trascienden los espacios físicos.
Por lo tanto, a menos que tu empresa funcione de modo 100% presencial, todas las prácticas que se apliquen en materia de colaboración, no pueden ser definidas pensando exclusivamente desde ese prisma. También hay que considerar los entornos híbridos y remotos.
Pero partamos por lo básico.
¿Qué es la comunicación colaborativa?
Implementar una comunicación colaborativa va más allá de dividir tareas y aunar un proyecto. Más bien se trata de generar un entorno laboral de apertura, basado en el respeto y la confianza. En él se comparten ideas, puntos de vista, experiencias, habilidades y conocimientos para elaborar mejores soluciones y alcanzar un objetivo común.
Asimismo, colaborar implica construir consensos para crear una cultura y una atmósfera de trabajo positivas que permitan agilizar la toma de decisiones y el proceso de resolución de problemas. Además, en un clima de colaboración también se comparten responsabilidades, por lo tanto, llegar a acuerdos es fundamental.
¿Cuáles son las ventajas de la comunicación colaborativa?
Acá haremos dos distinciones, porque materializarla es esencial para que los equipos funcionen de modo eficaz y eficiente. Pero igualmente lo es para atraer e incorporar nuevos talentos a la empresa.
Entonces, partamos por el entorno laboral existente. En él, la adecuada puesta en marcha de la comunicación y el trabajo colaborativo contribuye a mejorar importantes indicadores de buen rendimiento.
Por ejemplo:
- Mayor participación y motivación.
- Aumento de la creatividad e innovación.
- Fortalecimiento de la confianza y del sentido de pertenencia.
- Más diversidad de ideas para potenciar la ejecución de los proyectos.
¿Y las ventajas para los contextos de nuevas contrataciones? Impulsar una cultura colaborativa en los procesos de onboarding genera valiosos beneficios que dan solidez a la marca empleadora.
¡Veamos!
- Los nuevos talentos se sienten más apoyados y valorados.
- Disminuyen los tiempos de adaptación a la cultura empresarial.
- Ayuda a acelerar la adquisición de conocimientos y habilidades para desempeñar el cargo.
- Bajan las renuncias a corto plazo, lo que aumenta la tasa de retención y disminuye los costos asociados a una alta rotación.
Y, bien, teniendo una mirada más amplia sobre qué es la comunicación colaborativa y por qué es importante ponerla en práctica, centrémonos en las acciones para implementarla satisfactoriamente.
La colaboración debe posicionarse como valor corporativo
Cuando se realizan cambios profundos con la intención de hacerlos permanentes, es fundamental incorporarlos al ADN de la empresa. Por lo mismo, antes de pensar en estrategias que generen una simbiosis exitosa entre comunicación y colaboración hay que promover esa relación como un valor institucional.
De ese modo, rompes el aislamiento entre los equipos o trabajadores y evitas que la competitividad individual se posicione sobre el trabajo colaborativo. Con esa base, ahondemos en otras medidas.
1. Identifica los principales desafíos u obstáculos
Como dijimos al inicio, los estilos y espacios de trabajo han evolucionado drásticamente, y ese es uno de los factores que puede dificultar la implementación de prácticas colaborativas.
Tener claridad sobre ellos permitirá, por ejemplo, definir qué acciones implementar en caso de tener equipos en diferentes países y zonas horarias.
Pero vamos a una situación más común. ¿Qué ocurre si parte de tus trabajadores se desempeñan mayoritariamente haciendo delivery? Puede que las reuniones por Slack funcionen perfecto para quienes permanecen en sus oficinas, pero no para quienes están en terreno.
Ese es otro de los tantos asuntos que se deben considerar para tomar decisiones que incluyan y beneficien a todos.
2. Establece estándares de comunicación
Hacer que los miembros trabajen en conjunto puede tomar tiempo. No todas las personas se sienten instantáneamente cómodas en ambientes de colaboración.
Por eso, todo lo que se defina en materia de comunicación interna debe ser planificado y seguir pautas claras para lograr una mejor organización .
¿Ejemplos?
- ¿Qué tipo de información enviar por email y con qué frecuencia?
- ¿Cuáles horarios y días fijar para las reuniones? ¿Serán presenciales u online?
- ¿Cuáles son las reglas de comunicación para generar un ambiente laboral inclusivo?
- ¿Qué herramientas usar para incorporar a los trabajadores remotos en la gestión de proyectos?
Por cierto, los entornos colaborativos también requieren de espacios individuales. Es importante que existan instancias donde los trabajadores puedan concentrarse y pensar, sin la presencia de terceros. Ello ayudará a que la comunicación no se sature y hará que las instancias de trabajo en equipo sean más valoradas.
3. Desarrolla actividades de teambuilding para fortalecer los vínculos
La falta de confianza es otro de los obstáculos que impide tener una comunicación abierta, fluida y bidireccional. Es importante que los trabajadores sientan la libertad para expresarse, sin miedo a ser juzgados o criticados.
En ese sentido, desarrollar actividades de teambuilding que los hagan sentir cómodos, es clave para potenciar los vínculos del equipo. El objetivo es que se conozcan, compartan sus intereses y tengan momentos de esparcimiento para romper el hielo con sus pares y quienes ocupan los puestos de liderazgo.
¿Ideas?
- Actividades deportivas.
- Jornadas de brainstorming.
- Dinámicas para compartir sus logros e intereses.
- Evento de carácter social (por ejemplo, recaudación de fondos para una causa que les parezca significativa).
¿Cómo fortalecer la comunicación colaborativa con Fidelizador?
Las herramientas tecnológicas son impulsoras de varias ventajas de la comunicación colaborativa. Por ejemplo, ¿cómo podrías acelerar los tiempos de ejecución de un proyecto en entornos remotos? Sería bien difícil o derechamente imposible.
¡Pero hay alternativas!
A través del servicio Fidelizador Comunicaciones Internas, podrás crear campañas de alto impacto y acceder a diversas funcionalidades para optimizar los resultados.
Por ejemplo:
- Mediante el módulo de eventos es posible diseñar y enviar invitaciones, hacer seguimiento de los asistentes, calendarizar y generar recordatorios de manera simple y rápida.
- Los workflows automatizados te permitirán programar y segmentar tus campañas de comunicación interna.
- Los reportes de rendimiento te entregarán métricas en tiempo real para analizar la efectividad de los comunicados.
- Podrás diseñar encuestas de satisfacción para conocer el compromiso y necesidad de los trabajadores.
En fin, tienes muchas opciones para llevar tu comunicación al siguiente nivel y convertir a la colaboración en un motor de éxito a largo plazo. No pierdas la oportunidad.