6 respuestas para mejorar la calidad de tus listas de contactos
La mala calidad de las databases les cuesta a las empresas un promedio de 12,9 millones de dólares al año. Así enfatizaba la consultora Gartner en 2021, complementando que tal condición aumenta la complejidad de los ecosistemas de datos y conduce a una adopción inadecuada de decisiones.
Por cierto, es una cifra que puede variar según el tipo de mercado y el contexto de cada compañía, pero sirve para tener una idea de lo que implicar poseer listas de contactos sin una debida higiene de datos. Aún cuando esta última tendría que ser una tarea prioritaria dentro de las acciones para impulsar el éxito del Email Marketing.
Pero partamos por profundizar en el concepto.
¿Qué es la higiene de datos y cuáles son sus ventajas?
La higienización de una database consiste en identificar los datos incorrectos, incompletos, duplicados o irrelevantes; para corregirlos, eliminarlos o sustituirlos. De esa manera maximizas la precisión y calidad de tu lista de contactos, lo que permite mejorar la toma de decisiones y hacer que los suscriptores tengan experiencias formidables tras cada campaña.
Pero las ventajas son mucho más numerosas. Veamos cuatro ejemplos.
1. Aumenta la eficiencia y la productividad
Al mantener un conjunto de datos de calidad, mejoran de manera considerable los tiempos invertidos en la planificación estratégica y en el diseño de contenidos.
2. Ayuda a ahorrar tiempo y dinero
La limpieza de listas reduce el desperdicio correspondiente a las estrategias poco efectivas. Permite contactar a usuarios que tienen un interés genuino en tus campañas, lo que reduce ampliamente la probabilidad de que sean eliminados antes de leerlos y optimiza la inversión de recursos.
3. Incrementa la atracción y mantención de clientes
Los datos que se higienizan ayudan a detectar con mayor precisión los requerimientos, intereses y características de los clientes, con lo cual se logra una mejor orientación de las campañas mediante contenidos útiles y personalizados.
4. Permite identificar prospectos de alto valor
Con una database limpia es posible efectuar segmentaciones de calidad, lo que aumenta la visibilidad de prospectos altamente calificados y maximiza las probabilidades de impulsar las conversiones.
¿Cómo limpiar las listas de contactos y con qué frecuencia hacerlo?
La rapidez con que los datos pueden quedar obsoletos es relativa. Lo mínimo es realizar una revisión cada seis meses, pero eso depende de tu empresa y del tamaño de tu lista. Puede que incluso se requiera una limpieza mensual o trimestral.
Entonces, ¿cómo encontrar la frecuencia adecuada?
Tener una imagen clara de quienes interactúan con tus campañas, es esencial. Para eso revisa tus tasas de apertura y de clics, además de las cancelaciones de suscripción, las tasas de rebote y de spam.
Conocer tus indicadores de rendimiento es una tarea indispensable para llevar a cabo un proceso de higiene exitoso. Pero hay otras acciones importantes de concretar.
Por ejemplo:
1. Fortalece la alfabetización interna de datos
En otros artículos hemos compartido el valor de potenciar la comunicación interna y aquí tienes otra razón para hacerlo. Es fundamental que todos los involucrados en los procesos estratégicos de Marketing tengan una comprensión más profunda de los datos que conducen sus campañas.
Por ejemplo, educar sobre qué tipo de datos provienen de una fuente primaria como la app corporativa o de una terciaria como un programa de fidelización. También es necesario que exista algún plan de capacitación o material educativo destinado a quienes se incorporen al equipo.
2. Convierte a tus suscriptores en agentes de actualización
Incentívalos a actualizar su información. Y eso incluye tanto sus datos como sus intereses. Puedes hacerlo mediante una campaña destinada exclusivamente a ello y también incluyendo un enlace en el footer para ese objetivo.
Pero lo ideal es que ese link se incorpore de modo permanente. Así podrán actualizar cuando y cuantas veces necesiten, su correo electrónico, teléfono, preferencias de envío, entre otras variables.
3. Contempla el uso de doble opt-in
Solicitar que los usuarios confirmen su suscripción no asegurará tener al 100% listas de contactos depuradas, pero sí es una herramienta útil para disminuir las inscripciones con correo ajenos o inexistentes.
Además, es una forma de mejorar la entregabilidad de tus emails y de aumentar la obtención de contactos más calificados.
4. Saca partido a la automatización
Al configurar workflows puedes crear etiquetas de lista negra que permitan identificar a quienes, tras cumplir condiciones predefinidas, califiquen para ser eliminados de la lista. Por ejemplo, no haber abierto ninguna de las campañas enviadas durante los últimos 30 días.
Asimismo, podrías programar mensajes de reengagement para intentar atraer a los usuarios inactivos antes de dejarlos ir definitivamente.
5. Implementa criterios de entrada de datos
¿Cuáles son los campos obligatorios al crear un registro de contacto?, ¿en ese registro se admiten variables numéricas?, ¿la información cualitativa debe ir solo en minúscula?, etcétera.
Tener estándares claros para todos los equipos involucrados ayudará a crear una base de datos más organizada e igualmente, a disminuir las frecuencias y tiempos de limpieza.
¿Por qué se “ensucian” los datos?
Para saber cómo limpiar las listas de contactos también es recomendable considerar los factores que contribuyen a tener una database desactualizada e ineficiente. Mientras mayor conciencia exista sobre ello, más atención habrá sobre la necesidad de hacer higiene de datos y de evitar ciertas acciones que actúan en sentido contrario.
Veamos tres causas comunes.
- Recopilar información sin el consentimiento de los usuarios. Por eso, lo que siempre recomendamos es nunca comprar bases de datos.
- No tener políticas de actualización. Los datos obsoletos pueden aumentar las tasas de rebote y en definitiva perjudicar el rendimiento de tus campañas.
- Desconocimiento de la cadena interna de suministro de datos. Por ejemplo, ignorar aspectos como las fuentes de información y el formato para almacenar las fechas.
¿Cómo hacer higiene de datos con Fidelizador?
Desde nuestra plataforma puedes desarrollar campañas de alfabetización interna y concretar los cuatro puntos restantes que desarrollamos en el ítem sobre frecuencia y limpieza de datos.
¡Pero hay mucho más!
Los informes de rendimiento entregan detalles clave sobre variables como la cantidad de aperturas y de clics, las tasas de desuscripción, el número de reportes de abuso y las causas de los rebotes. Lo que permite tener una imagen más clara del comportamiento de los usuarios.
Además, facilitamos tu proceso de limpieza eliminando los rebotes. Pero primero distingamos entre los duros y los blandos.
Los primeros surgen por fallas permanentes, como el envío a direcciones no válidas. Mientras, los segundos son causados por problemas temporales como la existencia de un servidor de destino sobrecargado.
¿De qué forma opera Fidelizador?
Como hemos compartido en otros artículos, se eliminan automáticamente aquellos contactos descartados por acumulación de rebotes. Para los del tipo blando, la eliminación se da tras un tercer rebote y para los del tipo duro, ello ocurre en tanto surge el primero.
En síntesis, limpiar datos no siempre es sencillo, pero desde nuestra plataforma puedes hacer la tarea mucho más rápida y efectiva para diseñar contenidos de Email Marketing que deleiten a tus suscriptores y empoderen la imagen de tu marca.